Архивным отделом администрации города Шахтерска (далее – архивный отдел) составлен отчет о работе за 9 месяцев 2022 года.

Бюджет рабочего времени был рассчитан на основе Типовых норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивных учреждениях, утвержденных Приказом Госкомархива Украины от 08.02.2008 № 22 (в соответствии с ч.2 ст. 86 Конституции Донецкой Народной Республики и п. 2 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 02 июня 2014 г. № 9-1 «О применении Законов на территории ДНР в переходный период (с изменениями)).

Плановый бюджет рабочего времени на 2022 год 1010,5 дней, на 9 месяцев - 759 дней, факт за 9 месяцев 2022 года - 1049 дней.

В течение отчетного периода было обеспечено выполнение следующих мероприятий.

1. Административно-управленческая деятельность:

1.1 Организация работы совещательных органов.

1.1.1. Подготовка экспертных заключений, докладов, сообщений и др.:

за 9 месяцев 2022 года при плане - 13 экспертных заключений, фактически проведено - 16, а именно,

Архивный отдел администрации города Шахтерска:

1.Опись №1-ЛС - дел по личному составу Коммунального предприятия «Шахтерсккоммунсервис» за октябрь 2004 – сентябрь 2020 года.

2. Экспертное заключение об исключении из Списка организаций – источников комплектования (формирования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики фонда «Управление капитального строительства и архитектуры администрации города Шахтерска.

Сердитенская поселковая администрация

3. Опись №1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы;

 Опись №2 - дел постоянного хранения за 2016-2020 годы;

 Опись №1-ЛС - продолжение дел по личному составу за 2017-2019 годы.

4. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 1944-1946 годы;

 Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Государственное бюджетное учреждение «Отделение Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Донецкой Народной Республики в г.Шахтерске»

5. Опись №1-ЛС - продолжение дел по личному составу за 2018 – июль 2020 года.

6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2016 – 2019 годы.

Государственная служба статистики ДНР отдел статистики в городе Шахтерске

7. Номенклатура дел на 2022 год на 93 ст.

Архивный отдел администрации города Шахтерска

8. Опись №1-ЛС - дел по личному составу Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон» за сентябрь 1991 – март 2014 года;

- опись №2Л - дел по личному составу (невостребованные трудовые книжки)

 УП ООО «Фирма «Карбон» за 1955-2011 годы.

Контарновская поселковая администрация

9. Опись №1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы;

 Опись №1-ЛС – продолжение дел по личному составу за 2017-2019 годы.

10. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Малое коллективное предприятие «Универсал

11. Опись №1-ЛС – дел по личному составу за 1991-2021 годы.

Степановская сельская администрация

12. Опись №1- дел постоянного хранения за март 2015-2019 годы;

 Опись №2- дел постоянного хранения за 2016-2020 годы;

 Опись №1-ЛС - дел по личному составу за март 2015-2019 годы.

13. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Государственное бюджетное учреждение «Шахтерская центральная городская больница»

14. Номенклатура дел на 2022 год на 613 ст.

Стожковская поселковая администрация

15. Опись №1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы;

 Опись №2- дел постоянного хранения за 2016-2020 годы;

 Опись №1-ЛС – продолжение дел по личному составу за 2017-2019 годы

16. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

1.2. Подготовка заседаний Экспертной комиссии архивного отдела администрации города Шахтерска (далее – ЭК):

За 9 месяцев 2022 года при плане - 5, фактически проведено - 6 заседания ЭК.

1.3. Регистрация документов, поступивших на ЭК:

За 9 месяцев 2022 года при плане - 23, фактически зарегистрировано - 28 документов.

1.4. Оформление протоколов заседаний ЭК:

За 9 месяцев 2022 года при плане - 5, фактически подготовлено - 6 протоколов.

1.5. Проведение служебных оперативных совещаний:

За 9 месяцев 2022 года при плане - 40, фактически проведено - 42 совещания.

2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда ДНР

2.1. Оправка и подшивка документов

За 9 месяцев 2022 года обеспечена оправка 70 документов.

2.2. Картонирование документов

за 9 месяцев 2022 года произведен картонаж 269 дел.

2. Формирование АФ ДНР и экспертиза ценности документов. Организация хранения документов в архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций.

2.1. Прием на государственное хранение за 9 месяцев 2022 года:

2.1.1. управленческой документации:

1. Мануйловская сельская администрация за март 2015 – 2018 годы, в количестве 35 дел.

2. Золотаревская сельская администрация за апрель 2015 – 2018 годы, в количестве 35 дел.

3. Государственное предприятие «Шахтерская студия телевидения» за апрель 2015 – 2018 годы, в количестве 30 дел.

4. Орлово-Ивановская сельская администрация за 2015 – 2018 годы, в количестве 32 дел.

5. Петропавловская сельская администрация за март 2015 – 2018 годы, в количестве 40 дел.

6. Сердитенская поселковая администрация за 2017 – 2019 годы, в количестве 36 дел.

7. Отдел по делам семьи и детей администрации города Шахтерска за 2015 – 2018 годы, в количестве 22 дел.

8. Рассыпненская сельская администрация – за март 2015 – 2018 годы, в количестве 34 дел.

2.1.2. документов по личному составу

Согласно распоряжения главы администрации города Шахтерска от 01.03.2022 № 127р приняты на архивное хранение документы по личному составу Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон» за сентябрь 1991- март 2014 года, в количестве 820 дел, в т.ч. 491 дело – невостребованные трудовые книжки.

2.2. Передача на государственное хранение в Государственный архив ДНР управленческой документации

Согласно акта приема-передачи от 13.05.2022 года переданы документы Государственного предприятия «Шахтерскантрацит» за 1986-1989 годы, в количестве 250 ед.хр.

3. Организация работы ЭК

Согласно графика упорядочения документов постоянного хранения организаций-источников формирования (комплектования) Архивного фонда ДНР (далее – АФ ДНР) на 2022 год за 9 месяцев 2022 года ЭК архивного отдела и Центральной Экспертно-проверочной комиссией (далее – ЦЭПК) при ГГУДОАД ДНР утверждено 7 описей на 181 единиц хранения управленческой документации по 3 организациям, а именно:

1. Сердитенская поселковая администрация (опись № 1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы, в количестве 41 ед.хр.; опись №2 –дел постоянного хранения за 2016-2020 годы, в количестве 3 ед.хр.)
2. Контарновская поселковая администрация (опись № 1-продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы, в количестве 37 ед.хр.
3. Степановская сельская администрация (опись № 1- дел постоянного хранения за 2015-2019 годы, в количестве 41 ед.хр.; опись №2 –дел постоянного хранения за 2016-2020 годы, в количестве 24 ед.хр.)
4. Стожковская поселковая администрация (опись № 1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы, в количестве 33 ед.хр.; опись №2 –дел постоянного хранения за 2016-2020 годы, в количестве 2 ед.хр.)

За 9 месяцев 2022 года ЭК архивного отдела и ЦЭПК согласовано 4 описи на 100 ед.хр. по личному составу вышеуказанных организаций; 1опись на 6 ед.хр. организаций, не являющихся источниками формирования (комплектования) АФ ДНР; 2 описи на 817 ед.хр. ликвидирующихся организаций.

 В результате проведенной экспертизы ценности за период 9 месяцев 2022 года 5 организаций предоставили на согласование акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению на 429 дел, которые прошли согласование на ЭК архивного отдела и ЦЭПК при ГГУДОАД ДНР.

За 9 месяцев 2022 года ЭК архивного отдела согласовано 2 номенклатуры дел на 2022 год на 706 ст., а именно: Государственная служба статистики ДНР отдела статистики в городе Шахтерске и Государственное бюджетное учреждение «Шахтерская центральная городская больница».

4. Осуществление контроля за состоянием делопроизводства и архивного дела на предприятиях, в учреждениях и организациях в зоне комплектования архивного учреждения и мер по повышению квалификации сотрудников делопроизводственных, экспертных и архивных служб.

 За 9 месяцев 2022 года проведены комплексные проверки: Государственного предприятия «Шахтерская студия телевидения» (справка от 20.06.2022), Рассыпненской сельской администрации (справка от 22.08.2022). Контрольная проверка Дмитровской сельской администрации (справка от 24.06.2022).

 В ходе проверок осуществлен контроль условий хранения архивных документов в соответствии с требованиями Временных правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики от 03.05.2019 № 18. зарегистрированных в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 27.05.2019 под № 3185 и Правил об условиях хранения архивных документов, утвержденных приказом ГГУДОАД от 04.09.2017 № 26 и зарегистрированных в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 02.10.2017 под № 2235. В ходе проверок была оказана консультативно-методическая помощь.

5. Количество проведенных семинаров по повышению квалификации сотрудников делопроизводственных, экспертных и архивных служб учреждений, предприятий и организаций – 1.

Тема семинара: «Представление Примерной номенклатуры дел сельской (поселковой) администрации.

 6. Консультации сотрудников делопроизводственных служб учреждений: запланировано на 9 месяцев 2022 года: 180, факт: 190.

7. Составлен 1 список юридических лиц - источников формирования АФ ДНР.

8. Организация использования документов АФ ДНР:

8.1. Исполнение запросов

 8.1.1. тематических:

 План на 9 месяцев 2022 года: 12, факт: 14.

 8.1.2. социально-правового характера:

 План на 9 месяцев 2022 года: 960, факт: 1498.

9. Количество обращений граждан, рассмотренных на личном приеме:

План на 9 месяцев 2022 года: 360 обращений, факт: 370.

10. Подготовка и согласование с Научно-методическим советом при ГГУДОАД

Публикаций в прессе:

План на 2022 год: 1, факт: 1 (в I квартале 2022года).

Статья в горрайонной газете «Знамя Победы» от 10.03.2022 № 9 «Документы – свидетельство нашего прошлого и настоящего».

11. Работа с сотрудниками Пенсионного фонда:

План на 9 месяцев 2022 года: 1800 дел, факт: 1483 дела, в т.ч. на III квартал 2022 года - 600 дел, факт – 737 дел. (Проверки ПФ возобновлены в конце июня 2022 года).

Начальник архивного отдела администрации города Шахтерска

Н.И. Касицкая