10 марта в Донецкой Народной Республике традиционно отмечается День архивов. В преддверии этого праздника хочется рассказать о работе архивного отдела администрации города Шахтерска.

По состоянию на 1 января 2023 года в архивном отделе администрации города Шахтерска значится 26198 единиц хранения по 300 фондам, из них 16175 единиц хранения - управленческая документация и 10023 единицы – дела по личному составу 197 ликвидированных предприятий. Из управленческой документации 986 единиц по 25 фондам - документы Архивного фонда периода Донецкой Народной Республики.

Архивный отдел осуществляет работу по проведению экспертизы ценности документов организаций, общественных объединений и граждан, в деятельности которых создаются документы, имеющие научно-историческую, культурную ценность с целью отнесения их к источникам формирования (комплектования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики, хранению и использованию вышеуказанных документов, документов по личному составу ликвидированных предприятий и документов личного происхождения.

Условно деятельность архивного отдела подразделяется на работу с источниками формирования Архивного фонда Донецкой Народной Республики и работу с фондами ликвидированных предприятий. Каждое из направлений является сложным и важным процессом, необходимым для сохранения уникальной информации.

Источников формирования Архивного фонда Донецкой Народной Республики в архивном отделе - 25. Работа с источниками начинается с включения их в список учреждений, организаций, предприятий, документы деятельности которых, подлежат постоянному хранению. Архивный отдел осуществляет контроль за ведением делопроизводства, полнотой состава документов своих источников, принимает на архивное хранение дела постоянного хранения.

В целях оказания методической и практической помощи, связанной с проведением экспертизы ценности документов учреждений, организаций, предприятий, расположенных на территории города Шахтерск и Шахтерского района создана Экспертная комиссия архивного отдела администрации города Шахтерска. После утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения, по личному составу и актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению Экспертная комиссия архивного отдела предоставляет эти документы на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики.

Эта работа требует фундаментальных знаний в сфере архивного дела, внимательности, скрупулезности.

Если работа с источниками формирования Архивного фонда Донецкой Народной Республики позволяет контролировать качество документов в процессе их создания, то в работе с ликвидированными предприятиями приходится сталкиваться зачастую с халатным обращением к составу и состоянию документов в процессе их формирования.

Информацию по документам ликвидированных предприятий чаще всего запрашивают люди для подтверждения стажа работы и заработной платы. К большому сожалению, многие предприятия после своей ликвидации не передавали документы по личному составу на хранение в архивный отдел, в связи с чем, люди не могут подтвердить свой стаж, и как следствие, получить заслуженную пенсию. Работникам отдела часто приходится сталкиваться с отсутствием трудовой книжки у людей, тогда приходится вести настоящее расследование, чтобы максимально близко подойти к возможному периоду работы на данном предприятии, для оказания помощи в выдаче справок социально-правового характера.

В 2022 году по инициативе администрации города Шахтерска, Республиканской межведомственной комиссией по рассмотрению вопросов об определении места архивного хранения документов, затрагивающих интересы граждан, и порядка исполнения социально-правовых запросов при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, с целью недопущения утраты документов, создания надлежащих условий их хранения и исполнения социально-правовых запросов, было принято решение определить местом хранения документов по личному составу Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон» за 1991 - 2014 годы архивный отдел администрации города Шахтерска. Кроме того, на хранение приняты невостребованные трудовые книжки бывших работников данного предприятия. Документы были приняты как брошенные. Колоссальный труд приложили специалисты отдела для проведения экспертизы ценности документов, создания дел и исторической справки предприятия.

По вопросу получения трудовых книжек бывших работников Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон» можно обратиться с документом, подтверждающим личность, в архивный отдел администрации города Шахтерска.

Также, в 2022 году на хранение в архивный отдел были приняты документы по личному составу Малого коллективного предприятия «Универсал» за 1991-2021 годы.

Проведя невероятно сложную, ответственную работу с вышеуказанным и многими другими ликвидированными предприятиями, приятно слышать слова благодарности людей, которым была оказана помощь. Только за прошедший 2022 год работниками архивного отдела администрации города Шахтерска на запросы граждан – жителей нашего города, населенных пунктов Донецкой Народной Республики и Российской Федерации исполнено 18 тематических запросов, 1887 запросов социально-правового характера, предоставлено 256 консультаций сотрудникам делопроизводственных служб учреждений и рассмотрено 495 обращений физических лиц на личном приеме о местонахождении документов ликвидированных предприятий.

Наша работа неразрывно связана с историей города, в котором мы живем и трудимся. Так, 2023 год для города Шахтерск является юбилейным, 20 августа мы будем отмечать семидесятую годовщину любимого города!

Поздравляем Вас, всех тех, кто в своей профессиональной деятельности обеспечивает сохранность и использование архивных документов, стоит на страже истории города с профессиональным праздником! Желаем Вам мира, добра и достатка, успехов в важной и ответственной работе, неисчерпаемой энергии и новых достижений.