Архивный отдел администрации города Шахтерска информирует о состоянии работы в сфере архивного дела в сельских и поселковых администрациях.

Сельские и поселковые администрации, являясь территориальными органами администрации города Шахтерска, осуществляют функции и полномочия органов местного самоуправления на соответствующих территориях.

В их деятельности создаются документы постоянного срока хранения, составляющие Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики – такие, как:

- распоряжения главы администрации по основной деятельности,

- протоколы общих собраний, сходов граждан,

- паспорт администрации (общие сведения, административно-территориальное устройство и др.),

- статистическая отчетность и аналитическая информация по основным видам деятельности,

- некоторые бухгалтерские документы (бюджет, годовой отчет, штатное расписание),

- Похозяйственная книга, Алфавитная книга похозяйственного учета.

Эти документы имеют политическую, историческую, социально-экономическую, культурную ценность. Они будут храниться постоянно. По ним впоследствии будут судить о деятельности администрации в целом и непосредственно о роли руководителей.

Поэтому в очередной раз обращаем внимание на качество создаваемых документов, их смысловую нагрузку, соответствие их реальности и, наконец, на внешний вид документа, его грамматическое оформление.

Эти документы 5 лет хранятся в сельской (поселковой) администрации, после чего согласно составленным описям дел передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации города Шахтерска. Описи составляются спустя 2 года после создания документов, и утверждаются в установленном порядке соответствующими экспертными комиссиями.

За 2016 год на хранение архивным отделом администрации города Шахтерска были приняты документы постоянного срока хранения от 13 сельских и поселковой администраций по фондам украинского периода за 2008-2010 годы в количестве 158 дел, за 5 месяцев 2017 года – от 5 администраций – за 2009-2010 годы в количестве   85 дел.

Согласно плану работы на 2017 год архивный отдел примет документы еще от 7 сельских и поселковой администраций.

Документы сдаются своевременно, в надлежащем виде, в полном объеме (за редким исключением). Так, при подготовке Степановской сельской администрацией документов к передаче в архивный отдел была установлена недостача трех дел за 2008 год, о чем составлен акт с указанием причины отсутствия документов – боевые действия 2014 года.

Согласно плану ведется работа по упорядочению документов украинского периода – составляются описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

Грабовская, Золотаревская, Малоорловская сельские администрации уже справились с этой задачей. Предлагается ускорить эту работу с тем, чтобы в 2017-2018 годах завершить составление описей дел на документы украинского периода.

Кроме того, сельские и поселковые администрации сегодня хранят документы по личному составу ликвидированных предприятий – колхозов, совхозов, птицефабрик и обеспечивают исполнение запросов граждан о подтверждении стажа работы и заработной платы. На сегодняшний день 13 администраций хранят 65 архивных фондов общим объемом 10 тысяч документов по кадровым вопросам (личному составу), при этом архивные фонды постоянно пополняются. Эти документы хранятся 75 лет, и делается это в целях защиты законных прав и интересов граждан. Только за  2016 год было рассмотрено более 1200 обращений жителей, по которым выдано порядка 1000 архивных справок, архивных выписок и копий. И ликвидируемые сегодня предприятия, учреждения, организации всех форм собственности также передают свои документы в архивы по территориальной принадлежности. Например, в 2016 году при методически-организационном сопровождении архивного отдела Розовская сельская администрация приняла документы  по личному составу ООО «Енакиевская птицефабрика», Садовская поселковая администрация  - документы КФХ «Мечта».

Организационное и документационное обеспечение  деятельности в сфере архивного дела во всех администрациях удовлетворительное. Созданы и действуют экспертные комиссии. Назначены лица, ответственные за архив. Утверждены положения об архиве, положения об экспертных комиссиях. Разработаны номенклатуры дел.

Архивный отдел постепенно ознакамливается с состоянием дел в сфере архивного дела в каждой сельской, поселковой администрации.

Отмечу основные моменты, на которые сто́ит обратить внимание и привести в соответствие, не дожидаясь проведения проверок.

1. Качество создаваемых документов.

Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 № 19-27 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству.

В соответствии с ней начинаем работу по созданию и утверждению индивидуальных инструкции по делопроизводству.

2. Условия хранения документов.

Условия должны соответствовать определенным требованиям  - это:

- температурно-влажностный режим – от этого напрямую зависит срок жизни документа,

- световой режим – на документы не должны попадать прямые солнечные лучи,

- санитарно-гигиенический режим – периодичность влажных уборок, обеспыливания и т.д.

- соблюдение правил пожарной безопасности.

3. Обеспечение сохранности документов, что включает:

- четкий учет поступления и выбытия, пользования документами,

- ограниченность доступа к документам посторонних лиц,

- периодическое проведение проверки наличия и состояния документов.

Обращаем внимание на то, что рядом нормативных правовых документов предусмотрена административная и уголовная ответственность руководителей предприятий, учреждений, организаций за сохранность архивных документов. Это касается как документов постоянного срока хранения, так и документов ликвидированных предприятий. Причем утеря последних возлагает на недобросовестных должностных лиц еще и груз социальной и моральной ответственности.

4. Ознакомленность жителей с информацией о хранящихся в администрациях документах.

Мы часто сталкиваемся с тем, что жители достаточно отдаленных от Шахтерска населенных пунктов приезжают в архивный отдел за справками о стаже, зарплате, не зная, что эти документы хранятся в шаговой от них доступности – в их местной администрации. Поэтому повторно убедительно просим обеспечить наличие соответствующей справочной информации на стендах в здании каждой администрации.

Кроме того, работники сельских, поселковых администраций должны помогать населению в поиске информации о местонахождении архивов других предприятий. Информация есть на сайте администрации города Шахтерска в закладке архивного отдела, также консультацию можно получить по телефону.

Архивным отделом администрации города Шахтерска осуществляется методическая помощь по всем вопросам, касающимся делопроизводства и архивного дела. Контакт со всеми сельскими и поселковыми администрациями налажен. Запрашиваемая информация предоставляется своевременно и в полном объеме.

Так, например, при содействии Дмитровской сельской администрации и Управления культуры, молодежи, спорта и туризма администрации города Шахтерска был подготовлен ответ с приложением фотографий на запрос о поиске могилы прадеда, погибшего во время Великой Отечественной войны, за что правнук в ответном письме выразил искреннюю благодарность за полученную информацию.