По состоянию на 1 января 2023 года в архивном отделе администрации города Шахтерска (далее – архивный отдел) числится 26 198 единиц хранения по 300 фондам, из них: 16175 – это дела постоянного хранения, управленческая документация, в том числе 986 единиц хранения по 25 фондам – документы архивного фонда периода Донецкой Народной Республики; 10023 единицы – дела 197 ликвидированных предприятий.

Архивным отделом составлен отчет о работе за 2022 год.

Бюджет рабочего времени был рассчитан на основе Типовых норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивных учреждениях, утвержденных Приказом Госкомархива Украины от 08.02.2008 № 22 (в соответствии с ч.2 ст. 86 Конституции Донецкой Народной Республики и п. 2 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 02 июня 2014 г. № 9-1 «О применении Законов на территории ДНР в переходный период (с изменениями)).

Плановый бюджет рабочего времени на 2022 год – 1010,5 дней, фактически – 1332,5 дня.

В течение 2022 года было обеспечено выполнение следующих мероприятий.

1. Административно-управленческая деятельность.

1.1 Организация работы совещательных органов.

1.1.1. Подготовка экспертных заключений, докладов, сообщений и др.:

за 2022 года при плане - 15 экспертных заключений, фактически подготовлено - 20, а именно:

Архивный отдел администрации города Шахтерска:

1.Опись №1-ЛС - дел по личному составу Коммунального предприятия «Шахтерсккоммунсервис» за октябрь 2004 – сентябрь 2020 года.

2. Экспертное заключение об исключении из Списка организаций – источников комплектования (формирования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее – АФ ДНР) фонда «Управление капитального строительства и архитектуры администрации города Шахтерска.

Сердитенская поселковая администрация:

3. Опись №1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы;

 Опись №2 - дел постоянного хранения за 2016-2020 годы;

 Опись №1-ЛС - продолжение дел по личному составу за 2017-2019 годы.

4. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 1944-1946 годы;

 Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Государственное бюджетное учреждение «Отделение Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Донецкой Народной Республики в г. Шахтерске»:

5. Опись №1-ЛС - продолжение дел по личному составу за 2018 – июль 2020 года.

6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2016 – 2019 годы.

Государственная служба статистики ДНР отдел статистики в городе Шахтерске:

7. Номенклатура дел на 2022 год, на 93 ст.

Архивный отдел администрации города Шахтерска:

8. Опись №1-ЛС - дел по личному составу Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон» за сентябрь 1991 – март 2014 года;

- опись №2Л - дел по личному составу (невостребованные трудовые книжки)

 УП ООО «Фирма «Карбон» за 1955-2011 годы.

Контарновская поселковая администрация:

9. Опись №1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы;

 Опись №1-ЛС – продолжение дел по личному составу за 2017-2019 годы.

10. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Малое коллективное предприятие «Универсал:

11. Опись №1-ЛС – дел по личному составу за 1991-2021 годы.

Степановская сельская администрация:

12. Опись №1- дел постоянного хранения за март 2015-2019 годы;

 Опись №2- дел постоянного хранения за 2016-2020 годы;

 Опись №1-ЛС - дел по личному составу за март 2015-2019 годы.

13. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Государственное бюджетное учреждение «Шахтерская центральная городская больница»:

14. Номенклатура дел на 2022 год, на 613 ст.

 Стожковская поселковая администрация:

15. Опись №1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы;

 Опись №2- дел постоянного хранения за 2016-2020 годы;

 Опись №1-ЛС – продолжение дел по личному составу за 2017-2019 годы.

16. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Государственное бюджетное учреждение «Шахтерская центральная городская больница»:

17. Положение об ЭК ГБУ «Шахтерская ЦГБ»;

18. Положение об архиве ГБУ «Шахтерская ЦГБ».

Администрация города Шахтерска:

19. Опись №1 - продолжение дел постоянного хранения за 2017- 2018 годы;

 Опись №2 - дел постоянного хранения за 2016 -2020 годы;

 Опись №1-ЛС – продолжение дел по личному составу за 2017-2018 годы.

20. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2018 годы.

1.2. Подготовка заседаний Экспертной комиссии архивного отдела администрации города Шахтерска (далее – ЭК архивного отдела):

За 2022 год при плане - 6, фактически проведено - 7 заседания ЭК.

1.3. Регистрация документов, поступивших на ЭК архивного отдела:

За 2022 год при плане - 26, фактически зарегистрировано - 34 документа.

1.4. Оформление протоколов заседаний ЭК архивного отдела:

За 2022 год при плане - 6, фактически подготовлено - 7 протоколов.

1.5. Проведение служебных оперативных совещаний:

За 2022 года при плане - 53, фактически проведено - 55 совещаний.

2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов АФ ДНР

2.1. Оправка и подшивка документов

За 2022 год обеспечена оправка 90 документов.

2.2. Картонирование документов

за 2022 года произведен картонаж 782 дел.

2. Формирование АФ ДНР и экспертиза ценности документов. Организация хранения документов в архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций.

2.1. Прием на государственное хранение за 2022 год:

2.1.1. управленческой документации – 282 единицы хранения, а именно:

1. Мануйловская сельская администрация за март 2015 – 2018 годы, в количестве 35 дел.

2. Золотаревская сельская администрация за апрель 2015 – 2018 годы, в количестве 35 дел.

3. Государственное предприятие «Шахтерская студия телевидения» за апрель 2015 – 2018 годы, в количестве 30 дел.

4. Орлово-Ивановская сельская администрация за 2015 – 2018 годы, в количестве 32 дел.

5. Петропавловская сельская администрация за март 2015 – 2018 годы, в количестве 40 дел.

6. Сердитенская поселковая администрация за 2017 – 2019 годы, в количестве 36 дел.

7. Отдел по делам семьи и детей администрации города Шахтерска за 2015 – 2018 годы, в количестве 22 дел.

8. Рассыпненская сельская администрация – за март 2015 – 2018 годы, в количестве 34 дел.

9. Отдел Государственного комитета по земельным ресурсам ДНР в г. Шахтерске и Шахтерском районе – за апрель 2017-2018 годы, в количестве 18 дел.

2.1.2. документов по личному составу – 825 единиц хранения, а именно:

1. Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон» за сентябрь 1991- март 2014 года, в количестве 820 дел, в т.ч. 491 дело – невостребованные трудовые книжки.

2. Малое коллективное предприятие «Универсал» за 1991-2021 годы, в количестве 5 дел.

2.2. Передача на государственное хранение в Государственный архив ДНР управленческой документации

Согласно акта приема-передачи от 13.05.2022 года переданы документы Государственного предприятия «Шахтерскантрацит» за 1986-1989 годы, в количестве 250 ед.хр.

3. Организация работы ЭК архивного отдела

Согласно графика упорядочения документов постоянного хранения организаций-источников формирования (комплектования) АФ ДНР в 2022 году ЭК архивного отдела и Центральной Экспертно-проверочной комиссией (далее – ЦЭПК) при ГГУДОАД ДНР утверждено 9 описей на 363 единицы хранения управленческой документации по 5 организациям, а именно:

1. Сердитенская поселковая администрация (опись № 1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы, в количестве 36 ед.хр.; опись №2 – дел постоянного хранения за 2016-2020 годы, в количестве 3 ед.хр.)
2. Контарновская поселковая администрация (опись № 1 - продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы, в количестве 37 ед.хр.)
3. Степановская сельская администрация (опись № 1 - дел постоянного хранения за 2015-2019 годы, в количестве 41 ед.хр.; опись №2 –дел постоянного хранения за 2016-2020 годы, в количестве 24 ед.хр.)
4. Стожковская поселковая администрация (опись № 1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы, в количестве 33 ед.хр.; опись №2 – дел постоянного хранения за 2016-2020 годы, в количестве 2 ед.хр.)
5. Администрация города Шахтерска (опись № 1 – продолжение дел постоянного хранения за 2017-2018 годы, в количестве 178 ед.хр.; опись №2 – дел постоянного хранения за 2016-2020 годы, в количестве 9 ед.хр.)

За 2022 год ЭК архивного отдела согласовано 5 описей на 163 ед.хр. по личному составу организаций, являющихся источниками формирования (комплектования) АФ ДНР (это 5 вышеуказанных организаций); 1 опись на 6 ед.хр. организации, не являющейся источником формирования (комплектования) АФ ДНР, а именно: опись Отделения фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ДНР; 3 описи на 825 ед. хр. ликвидирующихся организаций, а именно: опись Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон» и Малого коллективного предприятия «Универсал».

В результате проведенной экспертизы ценности 6 организаций предоставили на согласование акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению на 984 дела, которые прошли согласование на ЭК архивного отдела и ЦЭПК при ГГУДОАД ДНР.

4. Осуществление контроля за состоянием делопроизводства и архивного дела на предприятиях, в учреждениях и организациях в зоне комплектования архивного учреждения и мер по повышению квалификации сотрудников делопроизводственных, экспертных и архивных служб.

В 2022 году проведены:

- 3 комплексные проверки, а именно: Рассыпненской сельской администрации, Государственного предприятия «Шахтерская студия телевидения» и Сердитенской поселковой администрации;

- 1 тематическая проверка в Управлении финансов администрации города Шахтерска;

- 1 контрольная проверка в Дмитровской сельской администрации по результатам комплексной проверки.

 В ходе проверок осуществлен контроль условий хранения архивных документов в соответствии с требованиями Временных правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики от 03.05.2019 № 18. зарегистрированных в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 27.05.2019 под № 3185 и Правил об условиях хранения архивных документов, утвержденных приказом ГГУДОАД от 04.09.2017 № 26 и зарегистрированных в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики 02.10.2017 под № 2235. В ходе проверок была оказана консультативно-методическая помощь.

5. Количество проведенных семинаров по повышению квалификации сотрудников делопроизводственных, экспертных и архивных служб учреждений, предприятий и организаций – 1.

6. Консультации сотрудников делопроизводственных служб учреждений: запланировано на 2022 год - 240 консультаций, фактически оказано в 2022 году – 256 консультаций.

 7. Составлен 1 список юридических лиц - источников формирования АФ ДНР.

8. Организация использования документов АФ ДНР:

8.1. Исполнение запросов

 8.1.1. тематических:

 План на 2022 год – 16, факт: 18

 8.1.2. социально-правового характера:

 План на 2022 год: 1280, факт: 1887

9. Количество обращений граждан, рассмотренных на личном приеме:

План на 2022 год - 480 обращений, факт: 495

10. Подготовка и согласование с Научно-методическим советом при ГГУДОАД

Публикаций в прессе: 1

11. Работа с сотрудниками Пенсионного фонда:

В 2022 году сотрудникам Пенсионного фонда в рамках проведения проверок достоверности сведений в документах, предоставленных для назначения пенсии, было выдано 2140 дел.

Начальник архивного отдела администрации города Шахтерска

Н.И. Касицкая