Архивным отделом администрации города Шахтерска (далее – архивный отдел) составлен отчет о работе за I полугодие 2022 года. 
Бюджет рабочего времени был рассчитан на основе Типовых норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивных учреждениях, утвержденных Приказом Госкомархива Украины от 08.02.2008 № 22 (в соответствии с ч.2 ст. 86 Конституции Донецкой Народной Республики и п. 2 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 02 июня 2014 г. № 9-1 «О применении Законов на территории ДНР в переходный период (с изменениями)).
Плановый бюджет рабочего времени: на 2022 год 1010,5 дней, на квартал 253 дня, факт за 1 полугодие 2022 года: 721 день.

В течение отчетного периода было обеспечено выполнение следующих мероприятий.
1. Административно-управленческая деятельность:
1.1 Организация работы совещательных органов.
1.1.1. Подготовка экспертных заключений, докладов, сообщений и др.:
за I полугодие: план – 11 экспертных заключений, факт – 14 

Архивный отдел администрации города Шахтерска:
1.Опись №1-ЛС–дел по личному составу Коммунального предприятия «Шахтерсккоммунсервис» за октябрь 2004 – сентябрь 2020 года.
2. Экспертное заключение об исключении из Списка организаций – источников комплектования (формирования) Архивного фонда Донецкой Народной Республики фонда «Управление капитального строительства и архитектуры администрации города Шахтерска.

Сердитенская поселковая администрация
3. Опись №1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы;
 Опись №2- дел постоянного хранения за 2016-2020;
 Опись №1-ЛС – продолжение дел по личному составу за 2017-2019 годы
4. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 1944-1946 годы;
 Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Государственное бюджетное учреждение «Отделение Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Донецкой Народной Республики в г.Шахтерске»
5. Опись №1-ЛС – продолжение дел по личному составу за 2018 – июль 2020 года.
6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2016 – 2019 годы.

Государственная служба статистики ДНР отдел статистики в городе Шахтерске
7. Номенклатура дел на 2022 год на 93 ст.

Архивный отдел администрации города Шахтерска
8. Опись №1-ЛС - дел по личному составу Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон» за сентябрь 1991 – март 2014 года;
- опись №2Л-дел по личному составу (невостребованные трудовые книжки) 
 УП ООО «Фирма «Карбон» за 1955-2011 годы.

Контарновская поселковая администрация
9. Опись №1- продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы;
 Опись №1-ЛС – продолжение дел по личному составу за 2017-2019 годы.
10. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Малое коллективное предприятие «Универсал
11. Опись №1-ЛС – дел по личному составу за 1991-2021 годы.

Степановская сельская администрация
12. Опись №1- дел постоянного хранения за март 2015-2019 годы;
 Опись №2- дел постоянного хранения за 2016-2020;
 Опись №1-ЛС – дел по личному составу за март 2015-2019 годы.
13. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению за 2015-2019 годы.

Государственное бюджетное учреждение «Шахтерская центральная городская больница»
14. Номенклатура дел на 2022 год на 613 ст.

1.2. Подготовка заседаний Экспертной комиссии архивного отдела администрации города Шахтерска (далее – ЭК):
За I полугодие 2022 г: при плане 4, фактически проведено 5 заседания ЭК.

1.3. Регистрация документов, поступивших на ЭК:
За I полугодие 2022 г: при плане 19, фактически зарегистрировано 
24 документа.

1.4. Оформление протоколов заседаний ЭК:
За I полугодие 2022 г: при плане 4 , фактически подготовлено 5 протоколов.

1.5. Проведение служебных оперативных совещаний:
За I полугодие 2022 г: при плане 27, фактически проведено 27 совещаний.

2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда ДНР
2.1. Оправка и подшивка документов
За I полугодие 2022 года обеспечена оправка 50 документов, а именно:
- ОДО «Арендное предприятие «Шахтоуправление «Благовещенское» - 15 дел;
- «Угледобывающее предприятие ООО «Фирма «Карбон» - 35 дел.

2.2. Картонирование документов
При плане на I полугодие 2022 г. - 172 дела, факт – 172.

2. Формирование АФ ДНР и экспертиза ценности документов. Организация хранения документов в архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций.

2.1. Прием на государственное хранение:

2.1.1. управленческой документации
1. Мануйловская сельская администрация за март 2015 – 2018 годы, в количестве 35 дел;
2. Золотаревская сельская администрация за апрель 2015 – 2018 годы, в количестве 35 дел.
3. Государственное предприятие «Шахтерская студия телевидения» за апрель 2015 – 2018 годы, в количестве 30 дел.
4. Орлово-Ивановская сельская администрация за 2015 – 2018 годы, в количестве 32 дела.
5. Петропавловская сельская администрация за март 2015 – 2018 годы, в количестве 40 дел.

2.1.2. документов по личному составу 
Согласно распоряжения главы администрации города Шахтерска от 01.03.2022 № 127р приняты на архивное хранение документы по личному составу Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон» за сентябрь 1991- март 2014 года, в количестве 820 дел, в т.ч. 491 дело – невостребованные трудовые книжки.

2.2. Передача на государственное хранение в Государственный архив ДНР управленческой документации
Согласно акта приема-передачи от 13.05.2022 переданы документы Государственного предприятия «Шахтерскантрацит» за 1986-1989 годы в количестве 250 ед.хр.

3. Организация работы ЭК 
Согласно графика упорядочения документов постоянного хранения организаций-источников формирования (комплектования) Архивного фонда ДНР (далее – АФ ДНР) на 2022 год за I полугодие 2022 г. ЭК архивного отдела и Центральной Экспертно-проверочной комиссией (далее – ЦЭПК) при ГГУДОАД ДНР утверждено 5 описей на 146 единиц хранения управленческой документации по 3 организациям, а именно:
1.    Сердитенская поселковая администрация (опись № 1-продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы, в количестве 41 ед.хр.; опись №2 –дел постоянного хранения за 2016-2020 годы, в количестве 3 ед.хр.) 
2.    Контарновская поселковая администрация (опись № 1-продолжение дел постоянного хранения за 2017-2019 годы, в количестве 37 ед.хр.
3.    Степановская сельская администрация (опись № 1- дел постоянного хранения за 2015-2019 годы, в количестве 41 ед.хр.; опись №2 –дел постоянного хранения за 2016-2020 годы, в количестве 24 ед.хр.) 
За I полугодие 2022 года ЭК архивного отдела и ЦЭПК согласовано 3 описи на 79 ед.хр. по личному составу вышеуказанных организаций; 1опись на 6 ед.хр. организаций, не являющихся источниками формирования (комплектования) АФ ДНР; 2 описи на 817 ед. хр. ликвидирующихся организаций.
В результате проведенной экспертизы ценности 3 организации предоставили на согласование акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению на 349 дел, которые прошли согласование на ЭК архивного отдела и ЦЭПК при ГГУДОАД ДНР.
За I полугодие 2022 года ЭК архивного отдела согласовано 2 номенклатуры дел на 706 ст. на 2022 год, а именно: Государственная служба статистики ДНР отдел статистики в городе Шахтерске и Государственное бюджетное учреждение «Шахтерская центральная городская больница». 

4. Осуществление контроля за состоянием делопроизводства и архивного дела на предприятиях, в учреждениях и организациях в зоне комплектования архивного учреждения и мер по повышению квалификации сотрудников делопроизводственных, экспертных и архивных служб.
 В I полугодии 2022 года проведена комплексная проверка Государственного предприятия «Шахтерская студия телевидения» и контрольная проверка Дмитровской сельской администрации.

5. Количество проведенных семинаров по повышению квалификации сотрудников делопроизводственных, экспертных и архивных служб учреждений, предприятий и организаций – 1.
 
Тема семинара: «Представление Примерной номенклатуры дел сельской (поселковой) администрации.

6. Консультации сотрудников делопроизводственных служб учреждений: запланировано на 1 полугодие 2022 года: 120, факт: 124.

7. Составлен 1 список юридических лиц - источников формирования АФ ДНР.

8. Организация использования документов АФ ДНР:
 8.1. Исполнение запросов
 8.1.1. тематических: 
 План на 1 полугодие 2022 года: 8, факт: 9.
 8.1.2. социально-правового характера: 
 План на 1 полугодие: 640, факт: 1000

9. Количество обращений граждан, рассмотренных на личном приеме: 
План на 1 полугодие 2022 года: 240 обращений, факт: 250.

10. Подготовка и согласование с Научно-методическим советом при ГГУДОАД
Публикаций в прессе: 
План на 2022 год: 1, факт: 1
Статья в горрайонной газете «Знамя Победы» от 10.03.2022 № 9 «Документы – свидетельство нашего прошлого и настоящего».

8. Работа с сотрудниками Пенсионного фонда: 
план на 1 полугодие 2022 года: 1200 дел, факт: 746 дел. (Проверки ПФ возобновлены в конце июня 2022 года).