Архивный отдел администрации города Шахтерска является специально уполномоченным органом в сфере документационного обеспечения и архивного дела в администрации города Шахтерска.

По состоянию на 1 января 2019 года на хранении в архивном отделе администрации города Шахтерска находится 262 фонда на 23502 единицы хранения, из них:

- 76 фондов на 14895 единиц хранения – документы постоянного хранения,

- 186 фондов на 8607 единиц хранения – документы ликвидированных предприятий всех форм собственности, в том числе 767 – невостребованные трудовые книжки.

С начала текущего года на хранение были приняты документы постоянного срока хранения — 949 дел по 30 фондам:

• Контарновский поселковый совет, исполнительный комитет (2012-2015гг.),
• Финансовое управление Шахтерского городского совета (2012-2014гг.),
• Шахтерский районный совет (2011-2014гг.),
• Великошишовский сельский совет (2011-2012гг.),
• Грабовский сельский совет (2011-2012гг.),
• Дмитровский сельский совет (2011-2012гг.),
• Золотаревский сельский совет (2011-2012гг.),
• Малоорловский сельский совет (2011-2012гг.),
• Отдел образования Шахтерской райгосадминистрации (2011г.),
• Шахтерское горрайонное управление юстиции (2013-2014гг.),
• Сердитенский поселковый совет, исполнительный комитет (2012-2015гг.),
• Шахтерская центральная городская больница (2012),
• Никишинский сельский совет (2011-2012гг.),
• Орлово-Ивановский сельский совет (2011г.),
• Мануйловский сельский совет (2011-2012гг.),
• Петропавловский сельский совет (2011-2013гг.),
• Рассыпненский сельский совет (2011-2013гг.),
• Редакция газеты «Для всех» (1996-2004),
• Стожковский поселковый совет, исполнительный комитет (2012-2015),
• Отдел образования Шахтерского городского совета (2012),
• Управление культуры, молодежи и спорта  Шахтерского городского совета (2012),
• Розовский сельсовет (2011-2012),
• Садовский сельсовет (2011-2012),
• Степановский сельсовет (2011-2012),
• Управление агропромышленного развития Шахтерской райгосадминистрации (2011),
• Отдел культуры и туризма Шахтерской райгосадминистрации (2011-2012),
• Шахтерская центральная районная больница (2011-2012),
• Шахтерский городской совет. Исполнительный комитет (2010),
• Редакция горрайонной газеты «Знамя Победы» (2013-2014),
•  Коллекция документов о Герое Советского Союза Трем(н)баче Константине Григорьевиче на 12 единиц хранения.

За 2018 год принято на хранение 1074 дела по личному составу ликвидированных предприятий:

- в І квартале 2018 г.: 41 дело - документы Шахтерского городского центра социальных служб для семьи, детей и молодежи (1997-2015гг.),

- во ІІ квартале 2018г. приняты к учету невостребованные трудовые книжки: всего 705 ед., в т.ч. 14 - Шахтерский пивзавод, 473 – Шахтерский ОРС, 218 – Шахтерская ШТФ,

- в ІІІ квартале 2018 г. был принято на хранение 11 дел ЧП «Райд Плюс» и 159 дел Управления финансов Шахтерского района Министерства финансов Донецкой Народной Республики,

- в IV квартале 2018г приняты 150 дел Редакции горрайонной газеты «Знамя Победы» за 1965-2018гг., 3 дела ФЛП Гончар М.П. 3 дела ФЛП Твердуновой А.В., 2 дела ФЛП Хрюкиной Л.В.

За 2018 год архивным отделом администрации города Шахтерска на запросы граждан - жителей города и региона выдано 1474 справки, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и другие сведения социально-правового, тематического и имущественного характера; предоставлено 900 консультаций юридическим и физическим лицам по вопросам деловодства, ведения архивного дела и местонахождения документов ликвидированных предприятий.

Выполнялись работы по оправке и подшивке 153 дел - документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных предприятий. За отчетный период проведены работы по картонированию документов, изготовлению бланков картонажа –  всего на 895 дел.

Произведена сверка наличия документов по личному составу ликвидированных предприятий: 2612 дел по 153 фондам.

Осуществляет деятельность экспертно-проверочная комиссия архивного отдела – согласно плану работы проведено 12 заседаний.

За 2018 год ЭПК архивного отдела было согласовано 30 описей по 18 фондам на 818 единиц хранения – описи дел по управленческой документации (Шахтерский районный совет за 2011-2014 годы, Великошишовский сельский совет за 2013-2015годы, Отдел образования Шахтерской РГА за 2012-2015 годы, Шахтерская центральная районная больница за 2013-2014 годы, Отдел образования Шахтерского горсовета за 2014г., Шахтерская ЦГБ – усовершенствованная опись дел за 1976-2006гг., Никишинский сельсовет за 2013-2015гг., Орлово-Ивановский сельсовет за 2012-2015гг., Рассыпненский сельсовет за 2013-2015гг., Редакция газеты «Для всех» за 1996-2004гг., Розовский сельсовет за 2013-2015гг., Садовский сельсовет за 2013-2015гг., Управление агропромышленного развития райгосадминистрации за 2012-2014гг., отдел культуры и туризма райгосадминистрации за 2013-2015гг., Контарновский поссовет за 1981, 1986, 1994-1998гг., Редакция горрайонной газеты «Знамя Победы» за 2013-2014гг., Шахтерский городской совет, исполнительный комитет за 2013г., коллекция документов о Герое Советского Союза Трем(н)баче Константине Григорьевиче на 12 единиц хранения),   14 описей по 13 фондам на 341 единицу хранения – описи дел по личному составу (Великошишовский сельский совет за 2013-2015годы, Отдел образования Шахтерской РГА за 2012-2015 годы, Шахтерская центральная районная больница за 2013-2014 годы, отделение Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Донецкой Народной Республики в г. Шахтерске за 2001-2014гг. и за 2015г., отдел образования Шахтерского городского совета за 2014 год, Никишинский сельсовет за 2013-2015гг., Орлово-Ивановский сельсовет за 2012-2015гг., Рассыпненский сельсовет за 2013-2015гг., Розовский сельсовет за 2013-2015гг., Садовский сельсовет за 2013-2015гг., Управление агропромышленного развития райгосадминистрации за 2012-2014гг., отдел культуры и туризма райгосадминистрации за 2013-2015гг., Шахтерский городской совет, исполнительный комитет за 2013г.),  и 15 описей дел по личному составу ликвидированных/ приостановивших свою деятельность предприятий на 2203ед.хр.:  Шахтерский городской центр социальных служб для семьи, детей и молодежи за 1997-2015гг., Шахтерская районная дирекция киносети (усовершенствование описи) за 1965-2002 гг., ОАО ШПТО «ШАТР» (усовершенствование описи) за 1970-2011 гг., Управление финансов Шахтерского района Министерства финансов Донецкой Народной Республики за 1965-2014 гг., ЧП «Райд Плюс» за 2002-2014гг., ООО «Комплекс» (усовершенствование описи) за 1999-2000, 2002-2015, КП «Лифт» за 2012-2018гг., Редакция горрайонной газеты «Знамя Победы» за 1966-2018гг., ООО «Шахтерское КАТП» (усовершенствованная) за 1962-2003гг, ФЛП Твердунова А.В. за 2005-2012гг., ФЛП Гончар М.П. за 2005-2011гг., ФЛП Хрюкина Л.В. за 2005-2011гг. и 3 описи невостребованных трудовых книжек на 705 ед.).

Было согласовано 20 актов о выделении документов к уничтожению на 7291 дело (отделение Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Донецкой Народной Республики в г. Шахтерске - 15 дел за 2015г., Великошишовский сельский совет - 205 дел за 2010-2014 годы, Мануйловский сельский совет – 409 дел за 1998-2014 годы, Управление образования администрации города Шахтерска – 62 дела за 1992-2015гг по районному отделу образования, 72 дела за 2012-2014гг. отдела образования Шахтерского горсовета, Управление финансов Шахтерского городского совета – 446 дел за 1995-2014гг.,  Шахтерский горрайонный отдел юстиции – 22 дела за 2012-2014гг., Сердитенский поселковый совет, исполнительный комитет – 173 дела за 2000-2015гг., Отдел статистики в г.Шахтерске – 86 дел за 2011-2014гг., Никишинский сельский совет, исполнительный комитет – 224 дела за 2009-2014гг., Стожковский поселковый совет, исполнительный комитет – 140 дел за 1994-2014гг., Садовский сельский совет, исполнительный комитет – 292 дела за 2009-2014гг., Контарновский поссовет - 147 дел за 1999-2014гг., Орлово-Ивановский сельский совет, исполнительный комитет – 871 дело за 1990-2014гг., Управление агропромышленного развития Шахтерской райгосадминистрации – 39 дел за 2001-2012гг., Шахтерская центральная райбольница – 832 дела за 1989-2014гг., Розовский сельсовет – 1156 дел за 1984-2014гг., Окружная избирательная комиссия территориального избирательного округа № 55 по выборам Президента Украины 17 января 2010 года - 65 ед., Окружная избирательная комиссия по выборам народных депутатов Украины одномандатного избирательного округа № 54 - 450 ед., Шахтерский городской совет, исполнительный комитет за 1995-2013гг.)

Также ЭПК архивного отдела были согласованы документы по Отделу Государственного комитета по земельным ресурсам Донецкой Народной Республики в г.Шахтерск и Шахтерском районе:  1 номенклатура дел на 2018 год на 204 ст., 1 положение об архиве, 1 инструкция по делопроизводству.

С начала года архивным отделом была проведено 3 тематических проверки: в Розовской и Грабовской сельских администрациях и Отделе Государственного комитета по земельным ресурсам Донецкой Народной Республики в г.Шахтерск и Шахтерском районе, 3 контрольных проверки: в Мануйловской сельской администрации, Управлении культуры, молодежи, спорта и туризма администрации города Шахтерска и Контарновской поселковой администрации.

Были проведены семинары «О подготовке актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» (31.05.2018) , мастер-класс «Формирование и оформление архивного дела» (12.07.2018); «Систематизация и упорядочение документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу» (19.07.2018), приняли участие 60 человек. Каждый четверг архивным отделом совместно с общим отделом администрации города Шахтерска проводятся учебы по вопросам делопроизводства и архивного дела. За отчетный период проведено 42 учебы, общее число участников – 733 человека.

Оперативная и отчетная информация размещается на официальном сайте администрации город Шахтерска: www.shahtersk.org .

С начала 2018 года 6 пользователям в читальном зале выдано 114 документов;  управлением Пенсионного фонда ДНР в г.Шахтерске проведено 211 проверок достоверности сведений, указанных в архивных справках, проверяющим было выдано 2058 дел.