Архивный отдел администрации города Шахтерска (далее – архивный отдел) осуществляет управление  в сфере делопроизводства и архивного дела на территории, подконтрольной администрации города Шахтерска и ее территориальным органам в формах и порядке, определяемых законами и принятыми в их развитие нормативными правовыми актами.

По состоянию на 1 января 2020 года на хранении в архивном отделе находится 267 фондов на 24420 единиц хранения, из них:

• 78 фондов на 15800 единиц хранения – документы постоянного хранения,
• 189 фондов на 8620 единиц хранения – документы ликвидированных предприятий всех форм собственности, в том числе 767 – невостребованные трудовые книжки.

С начала текущего года на хранение были приняты документы постоянного срока хранения – 905 дел по 26 фондам:

1. Контарновский поселковый совет (1981, 1986, 1994-1998) – 4 дела;
2. Отдел образования Шахтерского городского совета  (2013-2014) – 37 дел;
3. Управление культуры, молодежи и спорта  Шахтерского городского совета  (2013-2015) – 30 дел;
4. Великошишовский сельсовет (2013-2014) – 24 дела;
5. Грабовский сельсовет (2013-2015) – 30 дел;
6. Дмитровский сельсовет (2013-2015) – 16 дел;
7. Золотаревский сельсовет (2013-2014) – 18 дел;
8. Отдел образования Шахтерской райгосадминистрации (2012-2015) – 21 дело;
9. Отдел культуры и туризма Шахтерской райгосадминистрации (2013-2015) – 27 дел;
10. Малоорловский сельсовет (2013-2014) – 30 дел;
11. Никишенский сельсовет (2013-2014) – 16 дел;
12. Петропавловский сельсовет (2014-2015) – 13 дел;
13. Розовский сельсовет (2013-2014) – 21 дело;
14. Рассыпненский сельсовет (2013-2014) – 15 дел;
15. Садовский сельсовет (2013-2015) – 32 дела;
16. Центральная районная больница (2013-2014) – 14 дел;
17. Орлово-Ивановский сельсовет (2012-2015) – 37 дел;
18. Степановский сельсовет (2013-2014) – 11 дел;
19. Мануйловский сельсовет (2013-2015) – 10 дел;
20. Шахтерская центральная городская больница управления охраны здоровья Донецкой облгосадминистрации (2013-2014) – 33 дела;
21. Окружная избирательная комиссия по выборам Президента Украины территориального избирательного округа № 55 г. Шахтерска (2014) – 32 дела;
22. Шахтерский городской совет, исполнительный комитет (2011-2012) – 317 дел;
23. Отдел Госкомзема в г. Шахтерске (2010 - 2012) – 19 дел;
24. Служба по делам детей Шахтерского городского совета (2009-2014) – 53 дела;
25. Управление агропромышленного развития Шахтерской райгосадминистрации (2012-2014) – 18 дел;
26. Агенство Госкомзема в Шахтерском районе (2013-2015) – 27 дел.

По документам ликвидированных предприятий были приняты – 12 дел по 3 фондам:

• в І квартале 2019г. было принято на хранение 6 дел - документы Арендно - торгового предприятия «Мрия» (1992-1995),
• во ІІ квартале 2019г. принято на хранение 2 дела – документы ООО «ТГВ Инком» (2015-2018),
• в IV квартале 2019 года – 4 дела ООО «Витеком» (2017-2019).

За 2019 год архивным отделом на запросы граждан - жителей города и региона выдано 1386 справок, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и другие сведения социально-правового характера; исполнено 22 тематических запроса; предоставлено 902 консультации юридическим и физическим лицам по вопросам делопроизводства, ведения архивного дела и местонахождения документов ликвидированных предприятий.

В 2019 году выполнялись работы по оправке и подшивке 24 дел (документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных предприятий), по картонированию документов, изготовлению бланков картонажа – всего на 493 дела.

В III квартале 2019 года работниками архивного отдела проведена сверка наличия и состояния документов на бумажных носителях по 77 организациям на 15180 дел.

В минувшем году согласно плана работы проведено 9 заседаний экспертно-проверочной комиссии архивного отдела и 2 заседания экспертной комиссии архивного отдела, всего 11 заседаний.

За 2019 год ЭПК, ЭК архивного отдела было согласовано 38 описей по 36 фондам на 1197 единиц хранения, из них:

• 12 описей по 10 фондам на 423  единицы хранения по управленческой документации:

1. Отдел статистики в г.Шахтерске – 1/3;
2. Грабовская сельская администрация – 1/5;
3. Архивный отдел администрации города Шахтерска - опись дел постоянного хранения - усовершенствованная Отдела архитектуры Шахтерского городского совета за 1961-2014 гг. – 1/159;
4. Петропавловский сельский совет – 2/14;
5. Управление культуры, молодежи, спорта и туризма Шахтерского городского совета – 1/32;
6. Служба по делам детей Шахтерского городского совета – 1/34;
7. Управление финансов администрации города Шахтерска – 2/13;
8. Контарновская поселковая администрация– 1/30;
9. Администрация города Шахтерска – 1/103;
10. Сердитенская поселковая администрация – 1/30

• 8 описей по 8 фондам на 412 единиц хранения – по личному составу (Список № 1):

1. Грабовский сельсовет – 1/4;
2. Петропавловский сельский совет – 1/6;
3. Управление культуры, молодежи, спорта и туризма Шахтерского городского совета – 1/16;
4. Служба по делам детей Шахтерского городского совета – 1/3;
5. Контарновская поселковая администрация – 1/8;
6. Управление финансов администрации города Шахтерска – 1/42;
7. Администрация города Шахтерска – 1/298;
8. Сердитенская поселковая администрация – 1/25.

• 13 описей по 13 фондам на 318 единиц хранения – по личному составу (Список №2):

1. Отделение Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Донецкой Народной Республики в г.Шахтерске – 1/2;
2. МУ «Шахтерская больница» – 1/31;
3. МФСК «Олимп» – 1/16;
4. МУК «Централизованная библиотечная система» – 1/21;
5. МФСК «Авангард» – 1/16;
6. МУ «Центр первичной медико-санитарной помощи города Шахтерска»– 1/69;
7. УДО «Шахтерская школа искусств» – 1/20;
8. МУК «Шахтерский парк культуры и отдыха» – 1/24;
9. МУК «Шахтерское городское культурно - досуговое объединение» – 1/44;
10. МУ «Шахтерский центр первичной медико-санитарной помощи» – 1/19;
11. УДОСП «Детско-юношеская спортивная школа» – 1/13;
12. Управление труда и социальной защиты населения– 1/11;
13. МУ «Стоматологическая поликлиника города Шахтерска» – 1/32

• 5 описей по 5 фондам на 44 единицы хранения – по личному составу (Список №3):

1. Арендно - торгового предприятия «Мрия» – 1/4;
2. ООО «ТГВ ИНКОМ» – 1/2;
3. Совместное предприятие «ШЭЛИС» – 1/4;
4. Шахтерский дом физкультуры – 1/30;
5. ООО «Витеком» – 1/4

ЭПК (ЭК) архивного отдела в 2019 году было согласовано 6 номенклатур дел на 2019 год на 1524 ст.:

1. Отдел статистики в г.Шахтерске – 90 ст.;
2. Управление культуры, молодежи, спорта и туризма администрации города Шахтерска – 124 ст.;
3. Отдел по делам семьи и детей администрации города Шахтерска – 99 ст.;
4. МУ «Шахтерская центральная городская больница» - 621 ст.;
5. Розовская сельская администрация – 105 ст.;
6. Администрация города Шахтерска – 485 ст.

В III квартале  2019 года утверждено Положение об архивном отделе администрации города Шахтерска  (в новой редакции), распоряжение Главы администрации города Шахтерска  от 04.09.2019 № 431-р.

Согласовано 5 Положений об ЭК: Сердитенской, Стожковской, Контарновской, Садовской поселковым администрациям и архивному отделу.

18.06.2019 года  проведен расширенный семинар с главами и управляющими делами поселковых и сельских администраций на тему: «Внедрение временных правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики и других архивных документов в органах местного самоуправления и организациях», в котором приняли участие 35 человек.

08.08. 2019 года проведен семинар на тему: «Порядок составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел организаций», в котором приняли участие 25 человек.

20.08.2019 года проведена выставка, приуроченная к 66-летию города Шахтерска.

Оперативная и отчетная информация размещается на официальном сайте администрации город Шахтерска: www.shahtersk.org .

В 2019 году  управлением Пенсионного фонда ДНР в г.Шахтерске было проведено 483 проверки достоверности сведений, указанных в архивных справках, проверяющим было выдано 4203 дела.