По состоянию на 1 января 2022 года в архивном отделе администрации города Шахтерска числится 25 330 единиц хранения по 286 фондам, из них 16143 – это дела постоянного хранения, управленческая документация, в том числе 704 единицы хранения по 18 фондам – документы архивного фонда периода Донецкой Народной Республики.

Сегодня на хранении в архивном отделе находятся документы 194 ликвидированных предприятий, а это 9187 единиц хранения.

В 2021 году работниками архивного отдела приняты на архивное хранение 424 дела управленческой документации, а также в полном объеме произведен картонаж поступивших на хранение дел. А именно:

В І квартале 2021 г.:  105 дел
1. Садовская поселковая администрация за 2015-2018 37
2. Дмитровская сельская администрация за 2015-2018 годы 44
3. Управление капитального строительства и архитектуры администрации города Шахтерска за май 2015- август 2020 год 24
Во II квартале 2021 г.: 48 дел
4. Малоорловская сельская администрация за 2015-2018 годы 39
5. Отдел статистики в городе Шахтерске Государственной службы статистики ДНР за 2016-2017 годы 9
В III квартале 2021 г.: 253 дела
6. Отдел Государственного комитета по земельным ресурсам Донецкой Народной Республики  в г. Шахтерск и Шахтерском районе за 2015-2016 годы 6
7. Никишинская сельская администрация за апрель 2015-2018 годы 49
8. Государственное бюджетное учреждение Шахтерская центральная городская больница за 2015-2018 годы 56
9. Управление финансов администрации города Шахтерска за 2016-2017 годы 18
10. Администрация города Шахтерска за 2015-2016 годы 124
В IV квартале 2021 г.: 18
11. Грабовская сельская администрация за 2017-2018 годы 18

По решению Республиканской межведомственной комиссии по рассмотрению вопросов, затрагивающих интересы граждан, и порядка исполнения социально-правовых запросов при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее – ГГУДОАД ДНР) в архивный отдел администрации города Шахтерска в 2021 году были приняты документы  по личному составу Общества с дополнительной ответственностью «Арендное предприятие «Шахтоуправление Благовещенское» за февраль 2008 – март 2020 года. Готовятся к приему документы по личному составу Угледобывающего предприятия Общества с ограниченной ответственностью «Фирма «Карбон». 
В декабре 2021 года приняты на хранение документы по личному составу Коммунального предприятия «Шахтерскрайкоммунсервис» за  октябрь 2004 – сентябрь 2020 года.

За  2021 год архивным отделом на запросы граждан - жителей города, Республики и Российской  Федерации  выдано 1584 справки, содержащие  сведения социально-правового характера,  исполнено 19 тематических запросов, рассмотрено 716 обращений  юридических и физических лиц по вопросам делопроизводства, ведения архивного дела и местонахождения документов ликвидированных предприятий.

Во II квартале 2021 года переданы на постоянное хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики управленческие документы Государственного предприятия «Шахтерскантрацит» за 1982-1985 годы, в количестве 327 ед. хр.

В 2021 году выполнялись работы по оправке и подшивке 63 дел (документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных предприятий).

Согласно плана работы на 2021год подготовлено и проведено  9 заседаний Экспертной комиссии архивного отдела администрации города Шахтерска (далее – ЭК архивного отдела), оформлено 9 протоколов. Подготовлено фактически 44 экспертных заключения при плане 42,  в том числе:

- за I квартал: 30 экспертных заключений;
- за II квартал: 7 экспертных заключений,
- за IIIквартал: 6 экспертных заключения,
- за IV квартал: 1 экспертное заключение.

Согласно графика упорядочения документов постоянного хранения организаций-источников формирования (комплектования) Архивного фонда ДНР (далее – АФ ДНР) на 2021 год  ЭК  архивного отдела  и Центральной Экспертно-проверочной комиссией (далее – ЦЭПК) при ГГУДОАД ДНР утверждено 18 описей на 888 единиц хранения управленческой документации по  10 организациям, а именно:

1.  Петропавловская сельская администрация; 
2. Управление финансов администрации города Шахтерска;
3. ГБУ «Шахтерская центральная городская больница»;
4. Мануйловская сельская администрация; 
5. Орлово – Ивановская сельская администрация; 
6. Государственное предприятие Шахтерская студия телевидения;
7. Золотаревская сельская администрация;  
8. Рассыпненская сельская администрация; 
9. Отдел по делам семьи и детей администрации города Шахтерска;
10. Отдел Государственного комитета по земельным ресурсам ДНР в городе Шахтерске и Шахтерском районе.

За 2021 год  ЭК  архивного отдела  согласовано 10 описей на 484 ед.хр. по личному составу вышеуказанных организаций; 2 описи на 12 ед.хр. организаций, не являющихся источниками формирования (комплектования) ДНР; 2 описи на 340 ед. хр. ликвидирующихся организаций.

В результате проведенной  экспертизы ценности 11 организаций предоставили на согласование акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению на 11938 дел, которые прошли согласование на ЭК архивного отдела и ЦЭПК при ГГУДОАД ДНР.

В I квартале ЭК архивного отдела  согласовано 19 номенклатур на 2021 год, а именно: администрации города Шахтерска, Сердитенской, Садовской, Стожковской,  Контарновской  поселковым администрациям; Великошишовской, Петропавловской, Никишинской, Розовской, Дмитровской, Орлово – Ивановской, Золотаревской,  Мануйловской, Малоорловской,  Степановской, Рассыпненской,  Грабовской сельским администрациям, ГП «Шахтерская студия телевидения», а также отделу статистики в городе Шахтерске.

С целью осуществления контроля за состоянием делопроизводства и архивного дела на предприятиях, в учреждениях и организациях в зоне комплектования архивного учреждения и мер по повышению квалификации сотрудников делопроизводственных, экспертных и архивных служб в 2021 году проведены две комплексные проверки:

1. Дмитровской сельской администрации (акт проверки от 01.06.2021 года);
2. Садовской поселковой администрации (акт проверки от 01.09.2021 года).

Начальником архивного отдела подготовлена и размещена в горрайонной газете «Знамя Победы» от 11.03.2021 № 9 статья «10 марта – День архивов ДНР – история, работа, фонды».

В 2021 году сотрудникам Пенсионного фонда в рамках проведения проверок достоверности сведений в документах, предоставленных для назначения пенсии, было выдано 3174 дела.