Архивный отдел администрации города Шахтерска является специально уполномоченным органом в сфере документационного обеспечения и архивного дела в администрации города Шахтерска.

По состоянию на 1 июля 2019 года на хранении в архивном отделе администрации города Шахтерска находится 265 фондов на 23795 единиц хранения, из них:

- 77 фондов на 15180 единиц хранения – документы постоянного хранения,

- 188 фондов на 8615 единиц хранения – документы ликвидированных предприятий всех форм собственности, в том числе 767 – невостребованные трудовые книжки.

С начала текущего года на хранение были приняты документы постоянного срока хранения – 471 дело по 22 фондам:

По документам ликвидированных предприятий:

- в І квартале 2019 г. было принято на хранение 6 дел - документы Арендно - торгового предприятия «Мрия» (1992-1995),

- во ІІ квартале 2019г. принято на хранение 2 дела – документы ООО «ТГВ Инком» (2015-2018).

За I полугодие 2019 года архивным отделом администрации города Шахтерска на запросы граждан - жителей города и региона выдано 723 справки, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и другие сведения социально-правового, тематического и имущественного характера; предоставлено 476 консультаций юридическим и физическим лицам по вопросам делопроизводства, ведения архивного дела и местонахождения документов ликвидированных предприятий.

Выполнялись работы по оправке и подшивке 10 дел (документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных предприятий). За I полугодие проведены работы по картонированию документов, изготовлению бланков картонажа – всего на 104 дела.

Осуществляет деятельность экспертно-проверочная комиссия архивного отдела – согласно плану работы проведено 6 заседаний.

За I полугодие 2019 года ЭПК архивного отдела было согласовано 25 описей по 25 фондам на 561 единицу хранения, из них:

- 7 описей по 7 фондам на 247 единиц хранения по управленческой документации:

- 4 описи по 4 фондам на 29 единиц хранения – по личному составу (Список № 1):

- 11 описей по 11 фондам на 275 единиц хранения – по личному составу (Список №2):

- 3 описи по 3 фондам на 10 единиц хранения – по личному составу (Список №3):

Также ЭПК архивного отдела за I полугодие 2019 года было согласовано 4 номенклатуры дел на 2019 год на 934 ст.:

За I полугодие 2019 года также было согласовано 3 положения об ЭК – Сердитенской, Стожковской и Контарновской поселковым администрациям.

С начала 2019 года архивным отделом была проведена 1 тематическая проверка в Малоорловской сельской администрации.

18.06.2019 года проведен расширенный семинар с главами и управляющими делами поселковых и сельских администраций на тему: «Внедрение временных правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Донецкой Народной Республики и других архивных документов в органах местного самоуправления и организациях», в котором приняло участие 35 человек.

Каждый четверг архивным отделом совместно с общим отделом администрации города Шахтерска проводятся учебы по вопросам делопроизводства и архивного дела. За отчетный период проведено 19 учеб, общее число участников – 283 человека.

Оперативная и отчетная информация размещается на официальном сайте администрации город Шахтерска: www.shahtersk.org .

С начала 2019 года управлением Пенсионного фонда ДНР в г.Шахтерске проведено 180 проверок достоверности сведений, указанных в архивных справках, проверяющим было выдано 1765 дел.